За 4 года своего существования сеть кофеен стала пользоваться популярностью среди жителей своих районов благодаря уютной атмосфере и вкусному кофе. Однако в последний год с ростом количества точек возникли и проблемы с кадровым делопроизводством. Это было связано с увеличением количества сотрудников при одном штатном специалисте по кадрам. Санжару приходилось задерживаться после работы, чтобы обработать все заявки, провести увольнения, параллельно занимаясь подбором кадров. Появился хаос в административных процессах. Из-за нехватки времени во стороны кадров, сотрудники долго ждали одобрения заявлений на отпуск, сами путались в форматах заполнения табелей рабочего времени и не знали, как решить эти вопросы, постоянно звоня Санжару. Это изматывало и негативно влияло на бизнес-процессы, потому что в итоге для решения отдельных вопросов приходилось подключаться собственнику бизнеса. Нужен был выход, и Санжар начал рассматривать разные варианты — от найма дополнительных сотрудников в отдел кадров до привлечения консалтинга. Однако все это было дорого для бизнеса с текучкой кадров и падающей выручкой. Нужно было решение, которое сэкономит деньги и решит сложившуюся ситуацию.

Про системы управления бизнес-процессами Санжар слышал от знакомых коллег и решил начать поиски в этом направлении. Главными критериями были простота внедрения и понятный функционал.

После проведения Demo Санжар убедился, что функционал не перегружен лишними сложными процессами, которые не потребуются на данном этапе развития бизнеса, а для внедрения не требуется помощь IT-специалиста. Санжару были необходимы инструменты для контроля и управления персоналом, удаленной работы с документами и быстрой коммуникации.

Полное внедрение заняло 5 дней с учетом регистрации сотрудников на платформе и настройки ключевых процессов.